Der Handelsregisterauszug ist das offizielle Informationsdokument über ein eingetragenes Unternehmen in Deutschland. Er zeigt auf einen Blick, wer ein Unternehmen führt, wie es aufgestellt ist und welche rechtlich relevanten Vorgänge eingetragen wurden. Wer Geschäfte macht, Kredite vergibt oder Verträge abschließt, sollte wissen, was darin steht, und wie man ihn bekommt.
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein amtliches, öffentliches Verzeichnis aller kaufmännisch tätigen Unternehmen in Deutschland.
Der Handelsregisterauszug ist der offizielle Ausdruck der im Register gespeicherten Daten, sozusagen das „Personalblatt" eines Unternehmens.
Was steht im Handelsregisterauszug?
Je nach Rechtsform und Registrierungsart variiert der genaue Inhalt. Typischerweise enthält ein Handelsregisterauszug folgende Angaben:
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Firma | Offizieller Unternehmensname inkl. Rechtsformzusatz (GmbH, AG, KG, etc.) |
| Sitz | Eingetragener Sitz des Unternehmens (nicht zwingend die Betriebsadresse) |
| Registernummer | z. B. HRB 12345 München, eindeutige Identifikationsnummer |
| Stammkapital | Bei GmbH und AG: das satzungsmäßige Stammkapital |
| Geschäftsführer / Vorstand | Namen der vertretungsberechtigten Personen mit Art der Vertretung |
| Prokuristen | Falls vorhanden: Personen mit erteilter Prokura |
| Unternehmensgegenstand | Beschreibung der Haupttätigkeit lt. Satzung |
| Gründungsdatum | Datum der ersten Eintragung ins Register |
| Änderungen | Eingetragene Veränderungen (Adresse, Geschäftsführer, Kapital etc.) |
Die drei Typen des Handelsregisterauszugs
Wer einen Handelsregisterauszug anfordert, hat die Wahl zwischen drei offiziellen Auszugstypen, je nach Informationsbedarf:
1. Aktueller Abdruck (HR-Auszug)
Der aktuelle Abdruck zeigt ausschließlich die derzeit gültigen, nicht gelöschten Eintragungen. Er ist der am häufigsten verwendete Auszugstyp und wird für die meisten geschäftlichen Zwecke benötigt: Geschäftspartnerprüfungen, Kreditanträge, Ausschreibungsunterlagen, Notartermine.
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2. Chronologischer Abdruck
Der chronologische Abdruck enthält alle Eintragungen seit der Gründung des Unternehmens, in zeitlicher Reihenfolge, einschließlich mittlerweile gelöschter oder geänderter Einträge. Er gibt einen vollständigen Überblick über die gesamte Unternehmenshistorie.
Typische Anwendungsfälle: Due-Diligence-Prüfungen bei Unternehmenstransaktionen, Insolvenzprüfungen, vollständige Firmenrecherchen.
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3. Historischer Abdruck
Der historische Abdruck ist die umfangreichste Variante: Er enthält zusätzlich gelöschte Vermerke, Randspalten und ältere Textversionen, die im chronologischen Abdruck nicht enthalten sind. Er wird vor allem in rechtlichen Auseinandersetzungen, für Archivzwecke oder bei sehr komplexen Due-Diligence-Prüfungen benötigt.
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Wofür braucht man einen Handelsregisterauszug?
Der Handelsregisterauszug ist in einer Vielzahl von Situationen unverzichtbar, für Unternehmen, Behörden und Privatpersonen gleichermaßen:
- Geschäftspartnerprüfung (KYC): Bevor man mit einem neuen Lieferanten, Kunden oder Dienstleister Verträge abschließt, prüft man die Vertretungsbefugnis der handelnden Personen und die rechtliche Existenz des Unternehmens.
- Kreditanträge und Bankbeziehungen: Banken verlangen bei der Kreditvergabe und der Eröffnung von Geschäftskonten regelmäßig einen aktuellen HR-Auszug, nicht älter als drei bis sechs Monate.
- Notartermine: Bei beurkundungspflichtigen Vorgängen (Unternehmenskauf, Kapitalerhöhung, Prokura) benötigt der Notar zwingend einen aktuellen Registerauszug.
- Öffentliche Ausschreibungen und Vergabeverfahren: Behörden fordern Bieter auf, ihre Rechtsfähigkeit durch einen aktuellen Handelsregisterauszug nachzuweisen.
- M&A-Transaktionen: Im Rahmen der Legal Due Diligence wird die vollständige Registerhistorie eines Unternehmens analysiert, oft mit dem chronologischen oder historischen Abdruck.
- Insolvenzprüfung: Gläubiger oder Geschäftspartner überprüfen, ob ein Unternehmen in Liquidation oder Insolvenz geraten ist.
- Behörden, Ämter und Förderanträge: Für Gewerbeanmeldungen, Fördermittelanträge oder Baugenehmigungen wird oft ein aktueller HR-Auszug als Nachweis verlangt.
- Gläubiger und Vertragspartner: Wer herausfinden möchte, wer ein Unternehmen aktuell führt oder ob es noch existiert, findet die Antwort im Handelsregister.
Wie lange ist ein Handelsregisterauszug gültig?
Eine gesetzlich festgelegte Gültigkeitsdauer gibt es nicht. In der Praxis gilt:
- Banken akzeptieren meist einen Auszug, der nicht älter als drei Monate ist.
- Behörden und Ausschreibungen verlangen häufig einen nicht älter als sechs Monate alten Auszug.
- Notare bestehen in der Regel auf einem aktuellen Auszug aus der Woche des Termins.
Als Faustregel gilt: Je wichtiger oder risikoreicher das Rechtsgeschäft, desto aktueller sollte der Auszug sein.
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