Was steht im Handelsregisterauszug? Alle Pflichtangaben erklärt

Wer einen Handelsregisterauszug anfordert – etwa für eine Geschäftspartnerprüfung, einen Kreditantrag oder einen Notartermin – möchte wissen, welche Informationen darin enthalten sind und wie sie zu lesen sind. Dieser Ratgeber erklärt alle Pflichtangaben des Handelsregisterauszugs, ihren rechtlichen Hintergrund und was nicht darin enthalten ist.

Die Pflichtangaben im Handelsregisterauszug

Das Handelsregister enthält eine gesetzlich festgelegte Menge an Informationen, die Unternehmen bei der Gründung und bei jeder relevanten Änderung eintragen lassen müssen. Die folgende Tabelle zeigt die typischen Angaben im aktuellen Abdruck:

Angabe	Erläuterung
Firma	Der eingetragene Unternehmensname inkl. Rechtsformzusatz (z. B. „Mustermann GmbH", „Beispiel AG")
Sitz	Der eingetragene Sitz der Gesellschaft (Ort), nicht notwendigerweise die Betriebsadresse
Geschäftsanschrift	Die vollständige Postadresse der Gesellschaft, sofern eingetragen
Registernummer	Eindeutige Kennung, z. B. HRB 123456 oder HRA 78910, mit Amtsgerichtskürzel
Rechtsform	GmbH, AG, KG, OHG, UG (haftungsbeschränkt), SE u. a.
Stammkapital / Grundkapital	Bei GmbH und AG: das satzungsmäßig festgelegte Kapital in Euro
Geschäftsführer / Vorstand	Name(n) der vertretungsberechtigten Person(en) und Art der Vertretung (Allein- oder Gesamtvertretung)
Prokura	Namen von Prokuristen und Art der Prokura (Einzel-, Gesamt- oder Filialprokura)
Unternehmensgegenstand	Beschreibung der satzungsmäßigen Haupttätigkeit, wie in der Satzung definiert
Datum der Erstregistrierung	Zeitpunkt der ersten Eintragung ins Handelsregister
Eingetragene Änderungen	Dokumentierte Änderungen (z. B. Sitzverlegung, Kapitalerhöhung, Wechsel des Geschäftsführers)

Besonderheiten bei HRA-Unternehmen (Abteilung A)

Im Handelsregister Abteilung A (HRA) sind Personengesellschaften und Einzelkaufleute eingetragen: offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG) und eingetragene Kaufleute (e. K.). In diesen Fällen enthält der Auszug zusätzlich die Namen der persönlich haftenden Gesellschafter (Komplementäre), da diese unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haften.

Besonderheiten bei HRB-Unternehmen (Abteilung B)

In Abteilung B (HRB) sind Kapitalgesellschaften geführt: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KGaA und SE. Hier liegt der Schwerpunkt auf dem Stammkapital bzw. Grundkapital, den Geschäftsführern oder Vorstandsmitgliedern sowie dem Aufsichtsrat (soweit vorhanden und eingetragen).

Aktueller Abdruck vs. chronologischer Abdruck

Je nach Informationsbedarf stehen zwei Haupttypen des Handelsregisterauszugs zur Verfügung, die sich im Umfang der enthaltenen Angaben unterscheiden:

Für die meisten alltäglichen geschäftlichen Zwecke – Kreditanträge, Notartermine, Geschäftspartnerprüfungen und Ausschreibungsunterlagen – genügt der aktuelle Abdruck. Den chronologischen Abdruck benötigen Sie, wenn Sie nachvollziehen möchten, wer das Unternehmen früher geführt hat, welche Kapitalveränderungen vorgenommen wurden oder wie sich der Unternehmensgegenstand im Laufe der Zeit verändert hat.

Was steht nicht im Handelsregisterauszug?

Es gibt häufige Missverständnisse darüber, welche Informationen aus dem Handelsregisterauszug abzulesen sind. Folgende Angaben sind dort nicht enthalten:

• Gesellschafter und Anteilseignerstruktur: Wer die Anteile einer GmbH hält, geht aus dem Handelsregisterauszug nicht hervor. Diese Information befindet sich in der Gesellschafterliste (DK), die als separates Dokument beim Registergericht hinterlegt ist.
• Privatanschriften der Geschäftsführer: Im Auszug steht der Name der Geschäftsführer, aber nicht deren Wohnanschrift. Es erscheint lediglich der Sitz der Gesellschaft.
• Finanzielle Kennzahlen und Bilanzdaten: Umsatz, Gewinn, Verlust oder Bilanzsummen sind keine Registerangaben. Diese finden sich – soweit veröffentlichungspflichtig – im Bundesanzeiger.
• Bonitätsinformationen: Ein Handelsregisterauszug belegt die rechtliche Existenz und Vertretungsbefugnis eines Unternehmens, enthält jedoch keine Aussagen zur Kreditwürdigkeit.
• Mitarbeiteranzahl oder Betriebsstätten: Angaben zur Größe des Unternehmens oder zu Filialen sind nicht im Handelsregister erfasst.
• Steuerliche Informationen: Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder steuerlicher Status sind nicht Gegenstand des Handelsregisters.

Für wen sind die Registerangaben relevant?

Die im Handelsregisterauszug enthaltenen Daten werden in einer Vielzahl von professionellen und behördlichen Zusammenhängen ausgewertet:

• Banken und Kreditinstitute prüfen vor jeder Kreditvergabe und Kontoeröffnung die aktuellen Vertretungsberechtigten sowie das Stammkapital als Mindesthinweis auf die Kapitalausstattung.
• Notare benötigen den Auszug bei beurkundungspflichtigen Vorgängen, um sicherzustellen, dass die handelnden Personen tatsächlich zur Vertretung berechtigt sind.
• Unternehmen nutzen ihn im Rahmen des Know-Your-Customer-Prozesses (KYC), um Geschäftspartner zu identifizieren und deren Vertretungsbefugnis zu verifizieren.
• Öffentliche Auftraggeber fordern ihn bei Vergabeverfahren und öffentlichen Ausschreibungen als Nachweis der Rechtsfähigkeit und Existenz des Bieters.
• Anwälte und Steuerberater greifen auf ihn zurück, um Vollmachten zu prüfen oder rechtliche Due-Diligence-Prüfungen durchzuführen.
• Gläubiger überprüfen, ob ein Unternehmen weiterhin im Register eingetragen ist oder bereits gelöscht wurde (etwa durch Insolvenz oder Auflösung).

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