Beim Kauf oder Verkauf einer Immobilie, an dem eine Gesellschaft beteiligt ist, verlangt der Notar zwingend einen aktuellen Handelsregisterauszug. Er ist der Nachweis dafür, wer die Gesellschaft rechtlich vertreten darf – ohne ihn kann der Kaufvertrag nicht beurkundet werden. Über unseren Service erhalten Sie den Auszug in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten per E-Mail.
Wann ist ein Handelsregisterauszug beim Immobilienkauf erforderlich?
Immer dann, wenn auf Käufer- oder Verkäuferseite eines Immobilienkaufvertrags eine juristische Person oder Personenhandelsgesellschaft auftritt – also eine GmbH, AG, KG, OHG, GmbH & Co. KG oder eine andere eingetragene Gesellschaft – muss deren rechtliche Identität und Vertretungsbefugnis nachgewiesen werden. Dieser Nachweis wird durch einen aktuellen Handelsregisterauszug erbracht.
Konkret ist ein Handelsregisterauszug erforderlich, wenn:
- eine Gesellschaft eine Immobilie verkauft (z. B. eine GmbH veräußert ein Bürogebäude oder Wohnhaus aus ihrem Betriebsvermögen)
- eine Gesellschaft eine Immobilie kauft (z. B. eine Kapitalanlage-GmbH oder Holding erwirbt ein Objekt)
- eine Gesellschaft als Bevollmächtigte einer natürlichen Person auftritt
- bei der Grundbuchumschreibung auf eine Gesellschaft als neue Eigentümerin
- im Rahmen einer Erbauseinandersetzung oder Nachfolgeregelung Gesellschaftsanteile an Immobilien übertragen werden
Was prüft der Notar anhand des Handelsregisterauszugs?
Der Notar zieht den Handelsregisterauszug heran, um folgende registerrechtlich relevante Angaben zu prüfen:
| Registerangabe | Bedeutung beim Immobilienkauf |
|---|---|
| Firmenname und Rechtsform | Identität der Vertragspartei; Grundlage für die Kaufvertragsurkunde |
| Sitz der Gesellschaft | Zuständigkeit des Registergerichts, Steuersitz |
| Geschäftsführer / Vorstand | Wer ist aktuell zur Vertretung berufen und darf den Kaufvertrag unterzeichnen? |
| Vertretungsregelung | Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis – darf eine Person allein handeln? |
| Prokuristenbestellung | Ist der Unterzeichner Prokurist? Prokura berechtigt auch zur Unterzeichnung von Grundstücksgeschäften im Rahmen des Handelsbetriebs. |
| Stammkapital / Grundkapital | Orientierung über die wirtschaftliche Grundlage der Gesellschaft |
| Insolvenz- und Liquidationsvermerke | Ist die Gesellschaft noch rechtsfähig und handlungsfähig? |
Aktualität ist entscheidend
Notare verlangen in der Praxis einen Auszug, der nicht älter als zwei bis vier Wochen ist. Manche Notariate akzeptieren nur Auszüge, die nicht älter als 14 Tage sind, da sich die Vertretungsverhältnisse jederzeit ändern können – etwa durch Abberufung oder Neubestellung eines Geschäftsführers. Es empfiehlt sich daher, den Handelsregisterauszug kurz vor dem Notartermin anzufordern, nicht Wochen im Voraus.
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Welcher Auszugstyp ist beim Immobilienkauf richtig?
Für den Notartermin beim Immobilienkauf ist in aller Regel der aktuelle Abdruck ausreichend und gefordert. Er zeigt alle derzeit gültigen Eintragungen, insbesondere die aktuelle Geschäftsführung und Vertretungsregelung. Der chronologische Abdruck – der die vollständige Änderungshistorie enthält – ist für diesen Zweck nicht zwingend erforderlich, kann jedoch in bestimmten Situationen hilfreich sein:
| Auszugstyp | Inhalt | Relevanz beim Immobilienkauf |
|---|---|---|
| Aktueller Abdruck | Gegenwärtiger Stand aller Eintragungen | Standardanforderung des Notars; zeigt aktuelle Vertretungsbefugnis |
| Chronologischer Abdruck | Alle Eintragungen seit Gründung inkl. Löschungen | Sinnvoll bei Fragen zur Eigentumshistorie oder bei langen Verhandlungszeiträumen |
| Historischer Abdruck | Stand zu einem früheren Stichtag | Relevant bei stichtagsbezogenen Prüfungen (z. B. Bewertungsstichtag) |
Grundbuchumschreibung: Handelsregisterauszug für das Grundbuchamt
Nach der notariellen Beurkundung des Kaufvertrags veranlasst der Notar die Umschreibung im Grundbuch. Das Grundbuchamt prüft dabei ebenfalls, ob die eingetragene neue Eigentümerin (die Gesellschaft) korrekt bezeichnet ist und ob die handelnden Personen ordnungsgemäß bevollmächtigt waren. Der Handelsregisterauszug, der dem Notar vorgelegen hat, wird als Bestandteil der Urkundenakte aufbewahrt und dient als Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt.
In der Praxis stellt der Notar sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Als Vertragspartei sollten Sie dennoch sicherstellen, dass der Auszug rechtzeitig vor dem Notartermin verfügbar ist, um Verzögerungen zu vermeiden.
Immobilienkauf zwischen zwei Gesellschaften
Wenn beide Seiten des Kaufvertrags juristische Personen sind – etwa wenn eine Immobilien-GmbH ein Objekt an eine Holding-AG verkauft – sind von beiden Gesellschaften aktuelle Handelsregisterauszüge beizubringen. Der Notar prüft dann für jede Partei separat, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist. In solchen Konstellationen empfiehlt sich eine frühzeitige Koordination beider Seiten, damit zum Notartermin alle erforderlichen Dokumente vorliegen.
Mehrere Gesellschaften am Kaufvertrag beteiligt?
Sie können für jede Gesellschaft separat einen Auszug bestellen. Alle Dokumente werden an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse geliefert.
So bestellen Sie den Handelsregisterauszug vor dem Notartermin
- Gesellschaft eingeben: Geben Sie auf unserer Startseite den Firmennamen der beteiligten Gesellschaft ein. Unsere Suchfunktion schlägt automatisch die passende Registernummer und das zuständige Amtsgericht vor.
- Auszugstyp wählen: Für den Notartermin beim Immobilienkauf ist in der Regel der aktuelle Abdruck (12,90 € inkl. MwSt.) ausreichend. Fragen Sie im Zweifel vorab beim Notar nach, welchen Typ er benötigt.
- E-Mail-Adresse und Zahlung: Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und bezahlen Sie sicher per Kreditkarte. Keine Registrierung, kein Benutzerkonto erforderlich.
- PDF per E-Mail: Sie erhalten den amtlichen Handelsregisterauszug direkt aus dem Gemeinsamen Registerportal der Länder als PDF – in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten nach Zahlungseingang.
- Zum Notartermin mitbringen: Drucken Sie den Auszug aus oder halten Sie die PDF-Datei auf einem Gerät bereit. Viele Notare akzeptieren mittlerweile auch digitale Vorlagen.
Sollte der Auszug ausnahmsweise nicht auffindbar sein, erstatten wir Ihnen den Betrag vollständig zurück – ohne bürokratischen Aufwand.