Wer sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt, muss seine Eignung nachweisen. Der Handelsregisterauszug ist dabei eines der am häufigsten geforderten Dokumente: Er belegt die rechtliche Existenz des Unternehmens, die korrekte Firmierung und die Vertretungsbefugnis der handelnden Personen – und ist in der Regel unverzichtbarer Bestandteil jedes Vergabeverfahrens.

Warum verlangen Vergabestellen einen Handelsregisterauszug?

Öffentliche Auftraggeber – Behörden, Kommunen, Bundesbehörden, öffentliche Unternehmen – sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge gesetzlich verpflichtet, die Eignung der Bieter zu prüfen. Dies gilt für alle Vergabeverfahren nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) sowie der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

Gemäß § 44 VgV bzw. den entsprechenden Regelungen der VOB/A können Auftraggeber als Eignungsnachweis unter anderem verlangen:

  • Auszug aus dem Handels-, Berufs- oder Vereinsregister als Nachweis der Eintragung und Befugnis zur Berufsausübung
  • Nachweis der Vertretungsbefugnis der unterzeichnenden Personen
  • Beleg, dass kein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder die Gesellschaft nicht in Liquidation ist

All diese Informationen sind im Handelsregisterauszug enthalten. Er ist damit das zentrale Dokument für den formalen Eignungsnachweis bei Vergabeverfahren.

Hinweis zur Aktualität: Die meisten Vergabestellen verlangen einen Handelsregisterauszug, der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als drei Monate ist. Prüfen Sie stets die konkreten Anforderungen in den Ausschreibungsunterlagen – manche Stellen fordern den Auszug erst unmittelbar vor Zuschlagserteilung nach.

Welche Angaben im Auszug sind für Ausschreibungen relevant?

Der Handelsregisterauszug liefert Vergabestellen alle wesentlichen Informationen zur rechtlichen Handlungsfähigkeit eines Bieters:

RegisterangabeVergaberechtliche Bedeutung
Firmenname und SitzEindeutige Identifizierung des Bieters, Abgleich mit Angebotsdaten
RechtsformHaftungsstruktur; relevant für Eignungsprüfung und Vertragsabschluss
Stammkapital / GrundkapitalAnhaltspunkt für wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Geschäftsführer / VorstandBerechtigung zur Unterzeichnung des Angebots und späterer Verträge
VertretungsbefugnisEinzel- oder Gesamtvertretung – Wirksamkeit von Angeboten und Verträgen
ProkuristenbestellungVollmacht für Angebots- und Vertragsunterzeichnung
UnternehmensgegenstandPrüfung ob Geschäftstätigkeit mit Ausschreibungsgegenstand übereinstimmt
InsolvenzvermerkeAusschlusskriterium gem. § 123 bzw. § 124 GWB bei eröffnetem Insolvenzverfahren
LiquidationshinweiseAuflösungsbeschlüsse schließen Eignung aus

Welcher Auszugstyp ist für Ausschreibungen geeignet?

Für öffentliche Vergabeverfahren wird nahezu ausnahmslos der aktuelle Abdruck gefordert. Er gibt den aktuellen Stand aller Eintragungen wieder und enthält alle für die Eignungsprüfung relevanten Angaben. Ein chronologischer oder historischer Abdruck ist bei Ausschreibungen in der Regel nicht erforderlich – es sei denn, die Vergabestelle fordert ausdrücklich eine vollständige Registerhistorie.

AuszugstypInhaltEmpfehlung
Aktueller AbdruckAktueller Stand aller EintragungenStandard für Ausschreibungen – 12,90 € inkl. MwSt.
Chronologischer AbdruckAlle Eintragungen seit GründungNur bei ausdrücklicher Anforderung der Vergabestelle – 14,90 € inkl. MwSt.

Handelsregisterauszug für Ihre Ausschreibung:
Aktueller Abdruck für 12,90 € inkl. MwSt. – Lieferung als PDF per E-Mail in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten.

Jetzt Auszug anfordern

Digitale Einreichung bei E-Vergabe-Plattformen

Seit der vollständigen Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Vergabe (E-Vergabe) sind öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtet, Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Bieter reichen ihre Unterlagen über Vergabeplattformen ein – etwa:

  • Deutsches Vergabeportal (DTVP)
  • Vergabemarktplatz (VMP)
  • subreport ELViS
  • Bund.de Vergabeplattform
  • Plattformen der einzelnen Bundesländer (z. B. evergabe.de, eVergabe NRW)

Ein als PDF gelieferter Handelsregisterauszug kann direkt in das jeweilige Bieterportal hochgeladen werden. Viele Vergabestellen akzeptieren digitale Kopien des Handelsregisterauszugs ohne zusätzliche Beglaubigung – sofern keine Beglaubigung ausdrücklich verlangt wird.

Hinweis zur Beglaubigung: Für die meisten nationalen Ausschreibungen unterhalb und oberhalb der EU-Schwellenwerte genügt eine einfache (unbeglaubigte) Kopie des Handelsregisterauszugs. Nur in bestimmten Fällen – etwa bei internationalen Vergaben oder auf ausdrückliche Anforderung – ist eine beglaubigte Abschrift erforderlich. Diese ist direkt beim zuständigen Amtsgericht zu beantragen.

Fristen im Blick behalten: Rechtzeitig bestellen

Angebotsfristen bei öffentlichen Ausschreibungen sind unveränderlich. Eine verspätete Einreichung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren – unabhängig vom Grund. Es empfiehlt sich daher, den Handelsregisterauszug frühzeitig zu bestellen, um Zeitpuffer für eventuelle Probleme bei der Zustellung zu haben.

Mit unserem Service erhalten Sie den Auszug in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten nach Zahlungseingang als PDF per E-Mail. Die Bestellung ist jederzeit möglich – auch außerhalb der Öffnungszeiten von Behörden und Gerichten.

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bei Bietergemeinschaften (ARGE) ist für jedes Mitglied der Gemeinschaft ein separater Handelsregisterauszug erforderlich. Das gleiche gilt häufig für Unterauftragnehmer, auf deren Kapazitäten sich der Bieter beruft (Eignungsleihe gemäß § 47 VgV). Prüfen Sie die Anforderungen in den Vergabeunterlagen sorgfältig: Manche Auftraggeber verlangen Auszüge für alle im Angebot genannten Nachunternehmer.

Ablauf: Handelsregisterauszug für Ausschreibung bestellen

  • Firmennamen eingeben: Geben Sie auf unserer Startseite den Namen Ihres Unternehmens ein. Unsere Suchfunktion schlägt die passende Registernummer und das zuständige Amtsgericht automatisch vor.
  • Auszugstyp wählen: Für Ausschreibungen genügt in der Regel der aktuelle Abdruck (12,90 € inkl. MwSt.). Den Ausschreibungsunterlagen entnehmen Sie, ob ein anderer Typ gefordert wird.
  • E-Mail und Zahlung: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und zahlen Sie sicher per Kreditkarte. Keine Registrierung, kein Abonnement, keine Folgekosten.
  • PDF-Lieferung und Einreichung: Das PDF trifft in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten in Ihrem Postfach ein und kann direkt in die Vergabeplattform hochgeladen werden.

Sollte ein Dokument ausnahmsweise nicht auffindbar sein, erstatten wir Ihnen den Betrag vollständig zurück.

Häufige Fragen – Handelsregisterauszug bei Ausschreibungen

Muss der Handelsregisterauszug bei der Angebotsabgabe eingereicht werden oder erst auf Anforderung? +
Das hängt von den jeweiligen Vergabeunterlagen ab. Bei manchen Verfahren ist der Auszug mit dem Angebot einzureichen. Bei anderen Verfahren (insbesondere im Unterschwellenbereich oder bei Eigenerklärungen auf Basis der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung / EEE) wird er erst vom Bestbieter vor Zuschlagserteilung angefordert. Lesen Sie die Bewerbungsbedingungen und das Formblatt 124 (Eigenerklärung zur Eignung) sorgfältig.
Reicht eine digitale Kopie des Handelsregisterauszugs aus? +
In der überwiegenden Mehrheit der Vergabeverfahren ja. Im Rahmen der E-Vergabe ist die elektronische Einreichung von Unterlagen der Standard. Der von uns gelieferte PDF-Auszug stammt direkt aus dem Gemeinsamen Registerportal der Länder und ist als offizielles Registerabbild anerkannt. Nur wenn die Vergabestelle ausdrücklich eine beglaubigte Abschrift fordert, ist eine zusätzliche Beglaubigung beim Amtsgericht erforderlich.
Wie alt darf der Handelsregisterauszug bei der Einreichung sein? +
Die meisten Vergabestellen akzeptieren Auszüge, die nicht älter als drei Monate sind. Einzelne Auftraggeber setzen die Grenze auf sechs Monate oder verlangen einen Auszug, der unmittelbar vor Zuschlagserteilung ausgestellt wurde. Maßgeblich sind stets die Anforderungen in den Ausschreibungsunterlagen. Da unser Service die Lieferung binnen 5 bis 15 Minuten ermöglicht, können Sie den Auszug auch kurz vor Ablauf der Angebotsfrist bestellen.
Was passiert, wenn kein Insolvenz- oder Liquidationsvermerk im Auszug steht? +
Ein Auszug ohne Insolvenz- oder Liquidationsvermerk ist ein positives Signal für Vergabestellen: Er belegt, dass nach den Registereinträgen kein entsprechendes Verfahren eröffnet wurde. Vergabestellen können auf Basis des Auszugs prüfen, ob Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB vorliegen. Zu beachten: Nicht jedes Insolvenzverfahren führt zwingend zu einem Registereintrag; für eine vollständige Prüfung kann eine zusätzliche Insolvenzabfrage beim zuständigen Insolvenzgericht sinnvoll sein.
Was kostet der Handelsregisterauszug für eine Ausschreibung? +
Der aktuelle Abdruck kostet 12,90 € inkl. MwSt. und ist für nahezu alle Ausschreibungen ausreichend. Der chronologische Abdruck ist für 14,90 € inkl. MwSt. erhältlich – er wird bei Ausschreibungen jedoch nur selten verlangt. Alle Preise sind Einmalzahlungen ohne Abo oder Folgekosten.