Wer einen Notartermin mit gesellschaftsrechtlichem Bezug wahrnimmt, muss dem Notar in der Regel einen aktuellen Handelsregisterauszug vorlegen. Der Auszug belegt die Existenz der Gesellschaft, weist die vertretungsberechtigten Personen aus und ist die Grundlage für eine rechtssichere Beurkundung – ob bei Anteilsübertragungen, Kapitalerhöhungen, Satzungsänderungen oder Unternehmenskäufen.
Warum wird ein Handelsregisterauszug für den Notartermin benötigt?
Notare sind bei der Beurkundung von Rechtsgeschäften, an denen Gesellschaften beteiligt sind, verpflichtet, die Identität der Gesellschaft und die Vertretungsbefugnis der handelnden Personen zu prüfen und zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist das Beurkundungsgesetz (BeurkG) in Verbindung mit dem Handelsgesetzbuch (HGB).
Der Handelsregisterauszug erfüllt dabei mehrere zentrale Funktionen beim Notartermin:
- Identitätsnachweis der Gesellschaft: Der Auszug bestätigt, dass die Gesellschaft rechtlich existiert, unter welchem Namen sie eingetragen ist und wo sich ihr Sitz befindet.
- Nachweis der Vertretungsbefugnis: Nur die im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer oder Vorstände sind zur Vertretung der Gesellschaft befugt. Der Notar prüft, ob die am Termin erschienene Person tatsächlich zeichnungsberechtigt ist – und in welchem Umfang (Einzel- oder Gesamtvertretung).
- Grundlage der Urkundsprüfung: Der Notar entnimmt dem Auszug die registerrechtlichen Eckdaten der Gesellschaft und übernimmt diese in die notarielle Urkunde. Fehlt der Auszug oder ist er veraltet, kann der Termin nicht durchgeführt werden.
- Prüfung etwaiger Eintragungshindernisse: Ein aktueller Auszug lässt erkennen, ob gegen die Gesellschaft Insolvenzvermerke oder andere registerrechtlich relevante Einschränkungen vorliegen.
Bei welchen Notarterminen wird ein Handelsregisterauszug benötigt?
Der Bedarf besteht bei nahezu allen Notarterminen, an denen eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft als Vertragspartei beteiligt ist. Typische Anlässe sind:
| Notartermin / Vorgang | Relevanz des Handelsregisterauszugs |
|---|---|
| GmbH-Anteilsübertragung | Nachweis der Gesellschaft, Vertretung des Verkäufers/Käufers, ggf. Gesellschafterliste |
| Kapitalerhöhung oder -herabsetzung | Aktuelle Satzung und Stammkapital im Register; Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer |
| Satzungsänderung (GmbH/AG) | Nachweis der aktuellen Satzungslage und Vertretung |
| Umwandlungen (Verschmelzung, Spaltung) | Registerauszüge aller beteiligten Gesellschaften erforderlich |
| Immobilienkauf durch eine Gesellschaft | Vertretungsbefugnis der kaufenden/verkaufenden Gesellschaft |
| Geschäftsführerbestellung oder -abberufung | Nachweis der bisherigen Vertretungslage |
| Unternehmenskauf (Asset Deal / Share Deal) | Registerauszüge der betroffenen Gesellschaften als Pflichtbestandteil der Due Diligence |
Gesellschafterliste beim GmbH-Notartermin
Bei Anteilsübertragungen von GmbH-Geschäftsanteilen ist neben dem Handelsregisterauszug häufig auch die aktuelle Gesellschafterliste (Digitale Kopie) erforderlich. Diese weist die Gesellschafter und die auf sie entfallenden Anteile aus. Notare benötigen diese Unterlage, um die Verfügungsberechtigung des Veräußerers zu prüfen. Die Gesellschafterliste ist über unseren Service separat als Digitale Kopie (DK) erhältlich.
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Was muss der Handelsregisterauszug für den Notartermin enthalten?
Für die Mehrzahl der notariellen Beurkundungen ist ein aktueller Abdruck ausreichend. Dieser zeigt den aktuellen Stand sämtlicher Eintragungen und enthält alle Informationen, die ein Notar für eine ordnungsgemäße Beurkundung benötigt:
- Vollständiger Firmenname einschließlich Rechtsformzusatz
- Sitz der Gesellschaft (Ort der eingetragenen Niederlassung)
- Registergericht und Registernummer (z. B. HRB 12345 Amtsgericht München)
- Rechtsform (GmbH, AG, KG, OHG usw.)
- Unternehmensgegenstand (Art der Geschäftstätigkeit)
- Geschäftsführer / Vorstand / persönlich haftende Gesellschafter mit Angabe zur Vertretungsbefugnis
- Stammkapital bei GmbH, UG und AG
- Prokuristen, sofern vorhanden
Wann ist ein chronologischer Auszug sinnvoll?
Bei komplexen Transaktionen – insbesondere Unternehmenskäufen, Umwandlungen oder wenn der Notar die vollständige registerrechtliche Historie einer Gesellschaft benötigt – kann ein chronologischer Abdruck angefordert werden. Dieser enthält alle Eintragungen seit Gründung der Gesellschaft, einschließlich gelöschter Einträge und historischer Geschäftsführerwechsel. Er eignet sich besonders für eine umfassende registerrechtliche Prüfung im Vorfeld der Beurkundung.
Wie schnell wird der Handelsregisterauszug geliefert?
Unser Service ermöglicht einen vollautomatischen Abruf direkt aus dem Gemeinsamen Registerportal der Länder. Sie erhalten einen tagesaktuellen, offiziellen Abdruck – ohne Wartezeit und ohne Behördengänge. Der Ablauf ist denkbar einfach:
- Firmennamen eingeben: Geben Sie auf unserer Startseite den Namen der Gesellschaft ein. Unsere Suchfunktion schlägt Ihnen automatisch die passende Registernummer und das zuständige Amtsgericht vor.
- Auszugstyp wählen: Für Notartermine ist in der Regel der aktuelle Abdruck (12,90 € inkl. MwSt.) ausreichend. Bei Bedarf wählen Sie den chronologischen Abdruck (14,90 € inkl. MwSt.) oder die Gesellschafterliste DK (9,90 € inkl. MwSt.).
- E-Mail-Adresse angeben und bezahlen: Bequeme Zahlung per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Einmalige Zahlung, kein Abonnement, keine Folgekosten.
- PDF-Lieferung per E-Mail: Sie erhalten den Auszug in der Regel innerhalb von 5 bis 15 Minuten als PDF direkt in Ihr Postfach.
Sollte ein Dokument ausnahmsweise nicht auffindbar sein, erstatten wir den gezahlten Betrag vollständig zurück – unkompliziert und ohne bürokratischen Aufwand.
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